Die Proformarechnung wird benötigt, wenn z.B. Mustersendungen verschickt oder Zollbegleitscheine erstellt werden. Proformarechnungen werden als Verkaufsbeleg erfasst und gespeichert, haben aber keinerlei Auswirkungen auf Bestände und Auswertungen, sowie die Buchhaltung. Eine Proformarechnung kann als Folgebeleg eines bestehenden Auftrages oder durch Neuangabe erstellt werden.